Некоторые моменты организации мероприятий

В нашем поселении есть уже небольшой опыт организации разного рода мероприятий. Одно поместье три года подряд устраивает семинары по саманному строительству, другое содружество ежегодно проводит большой праздник в день Победы, а раньше было организовано несколько слетов. Хотелось бы поделиться с теми единомышленниками, кому это интересно, некоторыми важными моментами, которые нужно учитывать в организации любого мероприятия.

1.    Реклама. Планируя мероприятие, начинайте рекламировать его как минимум за два, а лучше за три месяца до даты проведения. Сначала разместите объявления во всех возможных источниках. Затем разошлите письма региональным представительствам и где-то за месяц-полтора начинайте высылать личные приглашения;
2.    Обязанности. Обязательно распишите задачи, которые вам нужно решить к мероприятию и закрепите за каждой задачей ответственного человека;
3.    Мусор. После мероприятия вам придется чистить территорию. Поэтому предусмотрите заранее централизованные места скопления мусора, например урны или ящики в разнообразных стратегических местах. Оттуда затем будет проще осуществить вывоз мусора контейнерами «нашей» сборки или просто мешками;
4.    Условия. Продумайте такие вещи, как общественные туалеты, возможность набрать воды, организовать место для ночлега, вскипятить воду или принять пищу – это очень важные вещи, которые должны быть у каждого из нас. Постарайтесь обеспечить хоть одну машину, которая в случае болезни или других непредвиденных ситуаций сможет доставить человека туда, где ему окажут помощь;
5.    Культурная программа. Ни на одном мероприятии люди не должны скучать. Даже если вы организовываете санаторный отдых для старичков-пенсионеров, у них все равно должно быть место, куда они могут при желании пойти и занять себя. В зависимости от цели проведения мероприятия продумайте развлечения для участников. Только ни в коем случае не загоняйте их туда веником – все это – дело добровольное. А то меня на одном слете чуть ли не за ногу из палатки на танцы вытаскивали. Это неприятно.
6.    Встреча гостей. На приеме людей и их регистрации обязательно должен быть хоть один человек. Мы называем его разводящим – он помогает приехавшим людям определиться с местом ночлега, показывает стратегические места вроде туалета, воды и кухни, знакомит с остальными участниками и показывает основное место проведения мероприятия. Именно на его телефон будут звонить и именно ему придется объяснять дорогу, выходить навстречу и сопровождать участников;
7.    Такси. Если это возможно, то запаситесь парой телефонов местной службы такси. У кого-либо из ваших гостей может возникнуть проблема с транспортом и вам придется её решать. Такси в данном случае часто оказывается спасением.